Bagian-Bagian Arsip

1.    Arsip Permanent ialah arsip surat-surat penting yang ada hubungnnya dengan kantor atau perusahaan yang bersangkutan.

2.    Arsip Active ialah surat-surat yang setiap waktu masih dibutuhkan.

3.    Arsip inactive ialah arsip dari surat yang sudh jarang dipakai, umumnya surat-surat yang lebih dari satu tahun.

4.    Arsip mati ialah arsip dari surat yang sudah tidak pernah dipakai lagi (umumnya surat-ssurat yang lebih dari 5 tahun).

Masalah kearsipan sangat penting sebab pada kantor besar umumnya diadakan suatu tempat khusus yang merupakan  pusat  penyimpanan arsip dengan staff khusus, dimana surat seluruh  bagian kantor ditetapkan menjadi satu.

Keuntungan pemusatan arsip sebagai berikut:

1.    Pertanggungjawaban seluruh arsip dipikulkan kepada seorang pegawai atau staf

2.    Arsip dapat dipakai oleh semua bagian pada tempat yang tertentu.

3.    Surat-surat itu tidak tersebar pada masing-masing bagian yang kadang-kadang bisa hilang terlupakan dan lain sebagainya.

4.    Segala rahasia kantor, perusahaan atau suatu organisasi dapat terjamin.

B.    Cara Menyimpan Arsip

1.    Bagian arsip menerima arsip surat masuk dan keluar dari semua bagian kantor.

2.    Sebelum surat-surat itu masuk bendel arsip, harus dipisahkan antara surat masuk dan surat keluar.

3.    Setelah dipisahkan menurut surat masuk dan keluar kemudian dipisahkan menurut bagian-bagian (bagian keuangan, kepegawaian, dsb). Jadi arsip bagian yang mempunyai bundel tersendiri.

4.    Setelah penggolongan menurut bagian-bagian kantor, baur sudat disusun. Biasanya tiap bendel dimana induk (nomor polite) yang bersifat code, yakni yang memudahkan pemeriksaan.

5.    Selesai dengan penggolongan kemudian arsip disusun menurut tanggal masuk keluarnya surat. Lalu dimasukkan dalam bendel arsip setelah dilobangi dengan alat yang dinamakan “Ferforator”.

6.    Jika surat-surat sudah masuk dalam bendel itu lalu disusun lagi dalam rak yang disebut rak arsip.

C.    Perumusan Arsip

Surat yang tidak dipakai karena sudah lebih kwatunya tidak boleh dibuang tetapi harus disimpan sebagai benda-benda arsip. Tempat  penyimpanan itu harus terjammin keselamtannya dan keamanannya. Bila benda-benda itu sudah waktunya dimusnahkan harus memenuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh peraturan negara, organisasi, perusahaan, dll.

D.   Surat Yang Segera Disimpan

1.    Surat yang tidak memerlukan jawaban

2.    Surat yang tidak penting untuk dipelajari karena isi surat itu tidak mempunyai hubungan sama sekali dengan urusan pekerjaan atau kantor atau perusahaan.

3.    Surat yang sudah merupakan suatu yang basi atau tidak penting.

E.    Surat Yang Tidak Segera Disimpan

1.    Surat yang memerlukan jawaban atau balasan

2.    Surat yang mengandung permintaan yang bersangkutan dengan urusan pekerjaan dari jawatan, kantor atau perusahaan.

3.    Surat edaran yang bertalian dengan urusan pekerjaan.

4.    Surat apa saja yang harus dipelajari dahulu sebelum disimpan.

5.    Surat instruksi yang berhubungan dengan urusan pekerjaan.

6.    Surat yang  memuat peraturan perundang-undangan.